sekolahbengkulu.com

Loading

cara menulis surat izin sekolah

Artikel

cara menulis surat izin sekolah

Berikut artikel 1000 kata tentang menulis surat absen sekolah:

Cara Menulis Surat Izin Sekolah yang Efektif: Panduan Lengkap

Surat izin sekolah merupakan dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi, penjelasan alasan ketidakhadiran, dan permohonan izin. Menulis surat izin sekolah yang efektif memerlukan perhatian terhadap detail, format yang tepat, dan bahasa yang sopan. Panduan ini akan memberikan langkah-langkah komprehensif untuk menyusun surat izin sekolah yang baik dan benar.

Memahami Tujuan Surat Izin Sekolah

Sebelum memulai penulisan, penting untuk memahami tujuan utama surat izin sekolah. Surat ini bukan sekadar formalitas, tetapi juga:

  • Pemberitahuan Absensi: Menginformasikan sekolah bahwa siswa tidak dapat hadir.
  • Penjelasan Alasan: Memberikan alasan yang jelas dan dapat diterima atas ketidakhadiran.
  • Dokumentasi: Mencatat ketidakhadiran siswa dalam arsip sekolah.
  • Tanggung Jawab Orang Tua/Wali: Menunjukkan tanggung jawab orang tua/wali dalam mengawasi pendidikan anak.
  • Permohonan Izin: Secara formal meminta izin atas ketidakhadiran tersebut.

Struktur Surat Izin Sekolah yang Tepat

Surat izin sekolah umumnya mengikuti struktur berikut:

  1. Kepala Surat (Heading): Terdiri dari informasi pengirim (orang tua/wali) dan tanggal penulisan surat.
  2. Tujuan Surat (Addressee): Ditujukan kepada kepala sekolah atau wali kelas.
  3. Salam Pembuka (Salutation): Sapaan hormat kepada penerima surat.
  4. Isi Surat (Body): Bagian inti surat yang berisi informasi mengenai siswa, alasan ketidakhadiran, dan durasi ketidakhadiran.
  5. Salam Penutup (Closing): Ungkapan terima kasih dan harapan.
  6. Tanda Tangan dan Nama Jelas (Signature and Printed Name): Tanda tangan orang tua/wali sebagai bukti keabsahan surat.

Langkah-Langkah Menulis Surat Izin Sekolah yang Benar

1. Kepala Surat (Heading)

Letakkan kepala surat di bagian kiri atas halaman. Sertakan informasi berikut:

  • Nama Orang Tua/Wali: Tulis nama lengkap orang tua/wali yang bertanggung jawab.
  • Alamat: Cantumkan alamat lengkap tempat tinggal siswa dan orang tua/wali.
  • Nomor Telepon: Sertakan nomor telepon yang dapat dihubungi untuk verifikasi.
  • Tanggal: Tulis tanggal surat dibuat. Format tanggal yang umum digunakan adalah DD/MM/YYYY atau Bulan DD, YYYY.

Contoh:

Budi Santoso
Jl. Merdeka No. 10, Jakarta Pusat
081234567890
12 Oktober 2023

2. Tujuan Surat (Addressee)

Tulis tujuan surat di bawah kepala surat, sejajar dengan margin kiri. Sertakan:

  • Departemen Penerimaan: Tulis jabatan penerima surat, seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas]”.
  • Nama Sekolah: Tuliskan nama lengkap sekolahnya.
  • Alamat Sekolah: Cantumkan alamat lengkap sekolah.

Contoh:

Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
Jl. Thamrin No. 1, Jakarta Pusat

3. Salam Pembuka (Salutation)

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh:

  • “Dengan hormat,”
  • “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (Jika sekolah bernuansa Islami)

4. Isi Surat (Body)

Bagian isi surat merupakan bagian terpenting. Pastikan informasi yang disampaikan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.

  • Identitas Siswa: Sebutkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS/NISN).
  • Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan alasan ketidakhadiran secara spesifik. Hindari alasan yang terlalu umum seperti “sakit” tanpa penjelasan lebih lanjut. Jika sakit, sebutkan gejala yang dialami. Jika ada keperluan keluarga, jelaskan secara singkat keperluan tersebut. Alasan yang dapat diterima umumnya meliputi:
    • Sakit (dengan keterangan gejala)
    • Keperluan keluarga mendesak (seperti menghadiri pemakaman, pernikahan, atau menjenguk keluarga sakit)
    • Mengikuti kegiatan ekstrakurikuler yang mewakili sekolah (dengan surat tugas dari sekolah)
    • Keadaan darurat (bencana alam, kecelakaan)
  • Durasi Ketidakhadiran: Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir ketidakhadiran. Jika tidak dapat menentukan tanggal berakhir, sebutkan perkiraan durasi.
  • Pernyataan Tambahan (Opsional): Anda dapat menambahkan pernyataan tambahan, seperti:
    • Menyatakan kesediaan siswa untuk mengejar ketertinggalan pelajaran.
    • Menyertakan surat keterangan dokter (jika sakit).
    • Menyatakan bahwa siswa akan bertanggung jawab atas tugas yang terlewat.

Contoh:

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

Nama: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [NIS/NISN]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 12 Oktober 2023, dikarenakan sakit demam dan flu.

Kami mohon izin atas ketidakhadiran anak kami. Kami akan memastikan anak kami beristirahat dengan cukup dan segera memeriksakan diri ke dokter. Kami juga akan membantu anak kami untuk mengejar ketertinggalan pelajaran setelah kembali masuk sekolah.

Demikian surat izin ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

5. Salam Penutup (Closing)

Gunakan salam penutup yang sopan. Contoh:

  • “Hormat saya,”
  • “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (Jika sekolah bernuansa Islami)

6. Tanda Tangan dan Nama Jelas (Signature and Printed Name)

Letakkan tanda tangan orang tua/wali di atas nama jelas. Pastikan tanda tangan terlihat jelas dan mudah dibaca.

Contoh:

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

Budi Santoso

Tips Tambahan untuk Surat Izin Sekolah yang Efektif

  • Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
  • Periksa Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
  • Ketik Surat (Jika Memungkinkan): Surat yang diketik akan terlihat lebih rapi dan profesional. Jika harus ditulis tangan, pastikan tulisan rapi dan mudah dibaca.
  • Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada): Misalnya, surat keterangan dokter atau surat tugas dari sekolah.
  • Berikan Surat Sesegera Mungkin: Idealnya, surat izin diberikan sebelum siswa absen. Jika tidak memungkinkan, berikan sesegera mungkin setelah ketidakhadiran.
  • Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat untuk arsip pribadi.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menulis surat izin sekolah yang efektif dan profesional, sehingga ketidakhadiran siswa dapat dimaklumi oleh pihak sekolah. Ingatlah bahwa komunikasi yang baik antara orang tua/wali dan sekolah sangat penting untuk mendukung pendidikan siswa.

Comments 0