sekolahbengkulu.com

Loading

contoh surat resmi sekolah

Artikel

contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Template

Surat resmi sekolah adalah dokumen penting yang digunakan untuk berbagai keperluan administratif dan komunikasi antara sekolah, siswa, orang tua/wali, instansi pemerintah, dan pihak eksternal lainnya. Surat resmi sekolah harus ditulis dengan format yang baku, bahasa yang formal, dan isi yang jelas serta ringkas. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai contoh surat resmi sekolah, format, struktur, elemen penting, jenis-jenis surat, dan tips penulisan yang efektif, dilengkapi dengan template yang dapat diunduh dan dimodifikasi.

Struktur Surat Resmi Sekolah

Struktur surat resmi sekolah umumnya terdiri dari beberapa bagian penting, yang masing-masing memiliki fungsi dan format khusus. Berikut adalah struktur standar yang perlu diperhatikan:

  1. Kop Surat (Tajuk): Kop surat terletak di bagian paling atas surat dan berisi informasi identitas sekolah. Informasi yang tercantum meliputi:

    • Nama Sekolah (dicetak tebal)
    • Alamat Lengkap Sekolah (termasuk kode pos)
    • Nomor Telepon Sekolah
    • Alamat Email Sekolah (opsional)
    • Logo Sekolah (opsional, biasanya diletakkan di sisi kiri atau tengah)

  2. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format tanggal yang umum digunakan adalah: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 16 Oktober 2024. Penulisan bulan sebaiknya menggunakan huruf, bukan angka, untuk menghindari kebingungan.

  3. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi sebagai kode identifikasi surat yang dikeluarkan oleh sekolah. Format nomor surat bervariasi tergantung pada kebijakan sekolah, namun umumnya mencakup kode sekolah, nomor urut surat, dan tahun pembuatan. Contoh: 001/SMAN1/X/2024.

  4. Lampiran: Lampiran menunjukkan jumlah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dapat dihilangkan. Contoh: Lampiran: 2 (dua) lembar.

  5. Perihal/Hal: Perihal menjelaskan secara singkat tujuan utama dari surat tersebut. Perihal harus ditulis dengan jelas dan ringkas, sehingga penerima surat dapat dengan mudah memahami isi surat. Contoh: Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid.

  6. Alamat Tujuan: Alamat tujuan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan akurat, termasuk nama penerima, jabatan (jika ada), dan alamat lengkap. Contoh:

    • Yth. Bapak/Ibu [Nama Orang Tua/Wali Murid]
    • Di Tempat

  7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat dengan hormat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

  8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian terpenting dari surat resmi sekolah. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Isi surat biasanya terdiri dari:

    • Paragraf Pembuka: Paragraf pembuka berisi pengantar singkat mengenai tujuan penulisan surat.
    • Paragraf Isi: Paragraf isi berisi penjelasan detail mengenai informasi yang ingin disampaikan. Pastikan informasi yang disampaikan akurat dan relevan.
    • Paragraf Penutup: Paragraf penutup berisi harapan atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.

  9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan hormat. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,”. Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan dibubuhkan oleh pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Di bawah tanda tangan, dicantumkan nama jelas dan jabatan pihak yang menandatangani. Contoh:

    • (Tanda Tangan)
    • [Nama Jelas]
    • Kepala Sekolah

  11. Tembusan (Cc): Tembusan menunjukkan kepada siapa saja surat tersebut dikirimkan sebagai informasi. Bagian ini bersifat opsional dan hanya digunakan jika diperlukan. Contoh: Tembusan:

      1. Kepala Dinas Pendidikan
      1. Arsip

Jenis-Jenis Surat Resmi Sekolah dan Contoh Perihal

Berikut beberapa jenis surat resmi sekolah yang umum digunakan, beserta contoh uraiannya:

  • Surat Undangan: Perihal: Undangan Rapat Komite Sekolah, Perihal: Undangan Pentas Seni Akhir Tahun
  • Surat Pemberitahuan: Perihal: Pemberitahuan Libur Semester, Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Ekstrakurikuler
  • Surat Lamaran: Tentang : Permohonan Izin Menyelenggarakan Kegiatan, Tentang : Permohonan Bantuan Dana
  • Surat Bukti: Perihal: Surat Keterangan Siswa Aktif, Perihal: Surat Keterangan Berkelakuan Baik
  • Surat Penugasan: Perihal: Surat Tugas Mengikuti Pelatihan, Perihal: Surat Tugas Melaksanakan Supervisi
  • Surat Rekomendasi: Perihal: Surat Rekomendasi Melanjutkan Studi, Perihal: Surat Rekomendasi Beasiswa
  • Surat Izin: Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah, Perihal: Surat Izin Mengikuti Kegiatan di Luar Sekolah

Tips Penulisan Surat Resmi Sekolah yang Efektif

  • Gunakan Bahasa yang Formal dan Baku: Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa.
  • Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi secara langsung dan to the point. Hindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit atau ambigu.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa dan ejaan dalam surat Anda. Periksa kembali surat sebelum dikirimkan.
  • Gunakan Format yang Baku: Ikuti struktur dan format surat resmi sekolah yang telah dijelaskan di atas.
  • Sesuaikan Isi Surat dengan Tujuan: Pastikan isi surat relevan dengan tujuan penulisan surat.
  • Gunakan Kalimat yang Sopan: Gunakan kalimat yang sopan dan hormat, terutama saat berkomunikasi dengan pihak yang lebih tinggi atau pihak eksternal.
  • Periksa Kembali Surat: Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan informasi.

Contoh Template Surat Resmi Sekolah (Dapat Dimodifikasi)

[KOP SURAT SEKOLAH]

[Tanggal Surat]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran]
Perihal: [Perihal Surat]

Yth. [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima (Jika Ada)]
Di Tempat

Dengan hormat,

[Paragraf Pembuka: Sampaikan tujuan penulisan surat secara singkat.]

[Paragraf Isi: Jelaskan informasi yang ingin disampaikan secara detail.]

[Paragraf Penutup: Sampaikan harapan atau ucapan terima kasih.]

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]
[Jabatan]

Tembusan:
1. [Nama Penerima Tembusan 1]
2. [Nama Penerima Tembusan 2]

Template di atas dapat diunduh dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penulisan surat resmi sekolah. Pastikan untuk mengganti bagian yang diberi tanda kurung siku ([…]) dengan informasi yang sesuai. Dengan mengikuti panduan dan contoh yang telah dijelaskan, Anda dapat membuat surat resmi sekolah yang profesional, efektif, dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Comments 0